パソコンソフトの使い方とコツとポイント（エクセル）

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現在ワードにはいろいろなバージョンがあり、新しいワードはインターネットを使ってマイクロソフト社からダウンロードできるようになっていまんねんわ。また、パソコンの中には、マイクロソフト社の一番新しいバージョンのワードが最初から入っとる場合もあるんや。

スタートの画面から、プログラムをポイントしてマイクロソフトワードを選択し、立ち上げまんねん。ワードは、公式文書の作成に主に使われるものやので、いろいろな種類の文書によって、ワードの使い方があるんや。例えば、会社で何ぞのお知らせを文書で作成する場合には、左上に宛名を書き、一番右上に年月日と差出人の会社名と部署名や名前を縦書きで書きまんねん。

ワードでは、ツールバーやメニューバーといった便利な機能を画面の上や下に表示することができまんねん。もし、なあんも表示されておらへん場合には、上の青いトコで右クリックすると、必要なバーが表示されまんねん。バーの中で、横線が何行も四角の中に引かれとるトコは、文書の右揃え、左揃え、中央揃えや。たいてい文書は改行しながら、左揃えで打って、ケツに必要な行をポイントして、右や中央に揃え、文字の種類や大きさを整えるようになっていまんねんわ。

また、文章の途中には、記書きちう形式もあるんや。表を挿入する場合には、表の挿入バーのトコをクリックし、必要な行数や列数をドラッグしまんねん。ワードでは、表をグラフにすることもできまんねん。また、オートシェイプといって、画像や線画を挿入することもできまんねん。
  

ワードは基本的に文章を作成するソフトなのや。ほんで、複雑な表を作成する場合には、エクセルやらなんやらを用いた方がええでっしゃろ。トコロが、縦横２列や３列といった簡単な表であれば、ワードでも十分作成でき、何より手間がかかりまへんので便利なのや。特に、文書と組み合わせた表を作りたいときは、ワードの表作成の方が使いやすいものや。

自治会の行事を表にまとめたり、ちーとばかしした、当番表を作成する場合ならば、やりやすいのではおまへんでっしゃろか。まずは、表をマウス操作だけで作るんや。表を作るときは、行数と列数をキーボードから入力する必要がありそうやけどアンタ、ワードではその指定もマウスだけでできてしまいまんねんわ。１.表を挿入したい位置にカーソルを置きまんねん。

２.ツールバーの［表の挿入］ボタンをクリックしてパネルを開きまんねん。３.開いたパネルの上でマウスを動かすと、マス目が反転しまんねん。反転したマス目が作成される表の行数・列数に対応しまんねん。４.パネルの下に「行数×列数」が表示されるので、作りたい行数・列数の位置でクリックしまんねん。

なお、４行×５列以上の表を作りたいときは、パネルの上を右下方向にドラッグすればええのや。パネルが広がって、４行×５列以上の表も指定できるようになるんや。表が作成できたら、次に文字や数字を入力しまんねん。入力するときは、例えば、［Tab］キーで、ひとつ右のセルにカーソルを移動するといった、キーボード操作も覚えておくと便利や。
  

ワードで新規文書を作成しても、ページ番号は自動的に付きまへん。ページ番号が必要な場合は、オノレで設定・挿入する必要があるんやワードの文書にページ番号を付ける方法はいくつかあるんや。その中で、最も簡単なページ番号の挿入方法については、次のようになるんや。

１.［挿入］→［ページ番号］を選択して［ページ番号］ダイアログボックスを開きまんねん。２.［位置］と［配置］でページ番号の位置を決めまんねん。設定を変更すると、右側にある［サンプル］が変化しまんねん。黒い小さい■がページ番号の位置を示していまんねんわ。一般的な［位置］で「ページの下」を選択。［配置］では、「中央」を選択しまんねん。

３.［書式］ボタンをクリックして［ページ番号の書式］ダイアログボックスを開きまんねん。［番号書式］で番号の種類を選択しまんねん。「１、２、３…」や「A、B、C…」やらなんやらが選べまんねん。４.その他の項目は初期設定のまんまにして［OK］ボタンをクリックしまんねん。５.もとのダイアログボックスに戻ったら、［OK］ボタンをクリックしまんねん。

そうすると、ページ下端の中央にページ番号が表示されまんねん。「とりあえず文書にページ番号を入れたい」ちうときは、この方法がよいでっしゃろ。Word文書では、ヘッダーとフッターに入力した文字はすべてのページに共通して表示されるちう特徴があるんや。ページ番号や印刷日時といった、"変化するデータ”も入力しておけまんねん。これらの"変化するデータ"を入力しておけば、１つ１つを入力しなくても、１ページには「１」、２ページには「２」……ちう具合に、Wordが自動的に数値を変えて表示してくれるのや。
  

一般的に「行間」と聞くと、その漢字の読みから、「行と行との間のこと」と考えてしまおるけどダンはん、ワードでは違いまんねんわ。行の上部から、次の行の上部のことを「行間」と言いまんねんわ。言い換えると、「文字の大きさ＋空間」ちうことになるんや。ワードの行間の設定では「何行分」ちう設定の仕方以外に「何pt」ちう数値指定もできるようになっていまんねんわ。

この時にWordでの「行間」は「行の上部から、次の行の上部まで」だちうことを知りまへんと、なかなか思い通りに設定できんと困ってしまうのや。Wordで文書作成をしとる際に、フォントサイズを変更するとやけに行間が開いてしまうことがあるんや。また、吹き出しやテキストボックスに入力をしとると行間が開きすぎて、うまく枠内に収まりまへんこともあるんや。

これらの問題は、行間の設定ができれば解決するのや。ほなら、ワードを使っての作業で、行間を変える場合は、<ツールバーから設定する>ならば、設定する段落内にカーソルを表示しまんねん。もしくは、段落を選択しまんねん。

ほんで、ツールバーの[行間]ボタンで希望の値を選択しまんねん。[その他]を選択すると、段落ダイアログが表示されまんねん。 <メニューバーから設定する>ならば、[書式]→[段落]の[インデントと行間隔]を選択しまんねん。 細かい設定ができよるさかいに、いろいろ試してみるとよいでっしゃろ。ワードを繰り返し使用していくにつれて、行間の設定について、確かな感覚が身についていくものでっしゃろ。
  

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することや。たとえば顧客へ向けて、いっぺんに案内を出したいときやらなんやら、○○様へちう、個々の部分については、異なりよった名前となるんや。せやけどダンさん、これを１件１件入力しとったさかいは、印刷にたいへん手間がかかるんや。

せやけどダンさんそないな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのや。例えば、文面作成といっぺんに、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できまんねん。まず、文面を作成しまんねん。次に差し込み用のデータを作成。

ほんで、差し込みデータの確認・印刷ちう流れになるんや。せやけどダンさん、この場合は、名前・住所やらなんやらの住所録データに限るんや。顧客管理のための番号や、その他のデータやらなんやらを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となるんや。データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルや。

初めて差し込み印刷をする場合やらなんやらは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利や。WEB上では、このような、操作についてねちっこく説明をしてくれるサイトも存在しまんねん。オノレで、ひらいて調べることが、能率のあがる仕事につながるでっしゃろ。
  

ワード検定ちうのは、Excelの検定とともに、たくはんあるんや。Wordではなく「文書処理」、Excelではなく「表計算」ちう名前の検定も入れるとホンマにたくはんあるものや。例えば、文書処理技能認定試験は、Wordの基本的な活用能力を測定する３級から、段組みやスタイルの作成、目次や索引の作成といった応用的な活用能力を測定する１級まで、スキルに応じて認定する試験ちうものや。

エクセル、ワード検定には筆記試験と実技試験があり、いずれも専用テキストが発売されていまんねんわ。ワード検定のためには、テキストを使って体系的に勉強することが実力アップにつながるでっしゃろ。テキストは１種類にしておいて、徹底的に勉強することが大切でっしゃろ。ある程度、エクセルやワードを使っとるのであれば、テキストを確認しながら、検定へと取り組んでいけるでっしゃろ。

これから勉強をスタートしようとするならば、３ヶ月くらいの予定を立てて、進めていくとええのではおまへんでっしゃろか。独学でワード検定に望むちうのでなく、パソコンスクールに通って勉強する方法もあるんや。

独学が向いとるタイプの人と、やはり、決まった時間に、決まった場所で学んだ方が身に付く人もおるさかいに、オノレ自身の性格を見極めて、選択するとよいでっしゃろ。教室に通う場合は、試験対応講座実施校に通って勉強するのが、効率的や。勉強がある程度進んだら、受験できまんねん。試験は、全国のパソコンスクール等で実施していまんねんわ。
  

pdfとはAdobe Systems社によって開発された、電子文書のためのフォーマットや。レイアウトソフトやらなんやらで作成した文書を電子的に配布することができ、相手のコンピュータの機種や環境によらず、オリジナルのイメージをかなり正確に再生することができまんねん。文字情報だけでなく、フォントや文字の大きさ、字飾り、埋め込まれた画像、それらのレイアウトやらなんやらの情報を保存することもできまんねん。

ワードの文書または、スキャナーから取り込んだ画像をpdfファイルに変換して電子化すると、どないなパソコン環境の人にも配布できる、また、ファイル容量が小さくなるのでメールで送信できる、やらなんやらの便利な点があるのや。ワードやエクセルの文を簡単にpdf文書に変換できるツールとして、Acrobatがあるんや。

Acrobat は、あらゆる文書を pdfに変換してくれまんねん。デジタル文書を最大限に活用するための必須ツールとして使うことができまんねん。このAcrobatがインストールされたコンピュータでは、簡単にフォントやグラフィックスの入った元の文書とまるっきし同じ内容と外観の pdf 文書に変換、作成できまんねん。

変換方法として、まず「ファイル」をクリックし、「pdfファイルの作成」を選択してクリックしまんねん。ファイル名を付けて「保存」をクリックしまんねん。これで完了になるんや。複数のpdfファイルをくっつけて、1つのpdfファイルにすることもできまんねん。他にもワード文書をpdfに変換するタダソフトやらなんやらは、いくつかあるんや。