2009年01月08日

差し込み印刷とは、ワードの文書の指定した箇所に別の文書を印刷

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することや。たとえば顧客へ向けて、いっぺんに案内を出したいときやらなんやら、○○様へちう、個々の部分については、異なりよった名前となるんや。せやけどダンさん、これを1件1件入力しとったさかいは、印刷にたいへん手間がかかるんや。

せやけどダンさんそないな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのや。例えば、文面作成といっぺんに、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できまんねん。まず、文面を作成しまんねん。次に差し込み用のデータを作成。

ほんで、差し込みデータの確認・印刷ちう流れになるんや。せやけどダンさん、この場合は、名前・住所やらなんやらの住所録データに限るんや。顧客管理のための番号や、その他のデータやらなんやらを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となるんや。データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルや。

初めて差し込み印刷をする場合やらなんやらは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利や。WEB上では、このような、操作についてねちっこく説明をしてくれるサイトも存在しまんねん。オノレで、ひらいて調べることが、能率のあがる仕事につながるでっしゃろ。



Posted by yamana  at 19:11 │Comments(0)

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